Registered Office in Großbritannien: Regeln für die Firmenadresse

Jede britische Limited muss einen eingetragenen Firmensitz (registered office) haben, der eine „appropriate address“ (geeignete Adresse) ist: eine physische Adresse im Vereinigten Königreich, an der die Post jemanden erreicht, der für die Firma handelt, und an der der Empfang bestätigt werden kann. Die Regel gilt seit dem 4. März 2024 nach dem Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023. Dieses Gesetz hat außerdem Postfächer als Firmensitz verboten und jede Firma verpflichtet, Companies House (dem britischen Handelsregister) eine registrierte E-Mail-Adresse mitzuteilen. Dieser Ratgeber erklärt, was die Regeln in der Praxis bedeuten, wie sich Zustelladressen unterscheiden und wie Sie den Firmensitz ändern.

Was die Regel zur geeigneten Adresse besagt

Section 86 des Companies Act 2006, in der Fassung des Gesetzes von 2023, verlangt, dass der Firmensitz einer Firma jederzeit an einer geeigneten Adresse liegt. Eine Adresse ist geeignet, wenn im gewöhnlichen Ablauf zweierlei zutrifft:

1. Ein an die Firma adressiertes Dokument, das dort persönlich oder per Post zugestellt wird, gelangt erwartungsgemäß einer Person zur Kenntnis, die für die Firma handelt.
2. Die Zustellung dort kann durch eine Empfangsbestätigung festgehalten werden.

Einfach gesagt: Jemand muss für einen Brief unterschreiben können, und der Brief muss eine Person erreichen, die sich darum kümmert. Eine leere Gewerbeeinheit, eine Adresse, mit der die Firma keine Vereinbarung hat, oder ein Briefkasten, den niemand leert, erfüllt den Maßstab nicht.

Wer ohne triftigen Grund keinen geeigneten Firmensitz unterhält, begeht eine Straftat. Das gilt für die Firma und für jeden verantwortlichen Organvertreter.

Postfächer und Mailbox-Adressen sind nicht mehr erlaubt

Die Hinweise auf GOV.UK sind eindeutig: Sie dürfen kein Royal-Mail-Postfach (PO box) und keinen gleichwertigen privaten Postfachdienst als Firmensitz nutzen. Auch eine Postfachnummer in einem Laden erfüllt den Maßstab wahrscheinlich nicht, weil dort oft niemand für die Firma Post quittieren kann.

Die Adresse muss außerdem im Vereinigten Königreich liegen, und zwar in dem Landesteil, in dem die Firma gegründet wurde. Eine in Schottland eingetragene Firma braucht eine schottische Adresse. Eine in England und Wales eingetragene Firma braucht eine Adresse in England oder Wales.

Was passiert, wenn die Adresse nicht geeignet ist

Companies House hat inzwischen weitergehende Befugnisse, Angaben zu hinterfragen. Stellt es fest, dass ein Firmensitz nicht geeignet ist, kann es die Adresse auf eine Standardadresse von Companies House ändern. Die Firma hat dann begrenzte Zeit, eine ordnungsgemäße Adresse anzugeben. Laut Companies House kann die Firma andernfalls aus dem Register gelöscht werden. Solange eine Firma unter der Standardadresse geführt wird, erreichen Schreiben von HMRC, Gläubigern oder Gerichten die Verantwortlichen kaum.

Die registrierte E-Mail-Adresse

Alle Firmen brauchen außerdem eine registrierte E-Mail-Adresse. Neue Firmen geben sie bei der Gründung an. Bestehende Firmen mussten sie mit ihrem ersten confirmation statement (jährliche Bestätigungsmeldung) zu einem Stichtag am oder nach dem 5. März 2024 angeben.

Die registrierte E-Mail-Adresse wird nicht im öffentlichen Register veröffentlicht. Companies House nutzt sie, um mit der Firma in Kontakt zu treten, und von Ihnen wird erwartet, dass Sie lesen, was dort ankommt. Ein Dienstleister kann seine eigene E-Mail-Adresse für Kunden angeben, und eine Adresse kann für mehrere Firmen dienen. Ein gemeinsames Postfach, das ein Director oder Ihr Steuerberater prüft, ist verlässlicher als eine persönliche Adresse, die womöglich irgendwann nicht mehr genutzt wird.

Eine Adresse Dritter oder eine virtuelle Adresse nutzen

Sie können die Adresse eines anderen Unternehmens als Firmensitz nutzen, etwa die Ihres Steuerberaters, Ihres Anwalts oder eines Postdienstes, sofern Sie dessen Erlaubnis haben und die Adresse die Regeln für eine geeignete Adresse erfüllt. GOV.UK empfiehlt das als Möglichkeit, eine Wohnadresse aus dem öffentlichen Register herauszuhalten.

Prüfen Sie bei der Wahl eines Anbieters:

• ob während der Geschäftszeiten jemand vor Ort ist, der Post quittiert;
• ob Post schnell an Sie weitergegeben wird, idealerweise am selben Tag gescannt;
• ob der Anbieter der Geldwäscheaufsicht unterliegt (im Vereinigten Königreich sind Anbieter von registered-office-Adressen trust or company service providers und müssen von HMRC oder einer Berufsorganisation beaufsichtigt werden);
• was mit Ihrer Post geschieht, wenn Sie den Dienst nicht mehr nutzen.

Der Ratgeber virtuelles Büro oder Postscan-Dienst vergleicht die wichtigsten Arten von Diensten genauer.

Service Address und Wohnadresse des Directors

Directors (Geschäftsführer) geben Companies House zwei Adressen an. Die service address (Zustelladresse) ist öffentlich. Dort können Dokumente dem Director persönlich zugestellt werden, und sie kann der Firmensitz oder eine andere Adresse sein, die der Director nutzen darf. Die usual residential address ist die Wohnadresse des Directors. Sie wird in einem nicht öffentlichen Register geführt und nur an Auskunfteien und bestimmte Behörden wie die Polizei weitergegeben.

Wenn Ihre Wohnadresse nicht öffentlich werden soll, nutzen Sie sie weder als Firmensitz noch als service address. Wurde eine Wohnadresse einmal als Firmensitz eingereicht, bleibt sie in den historischen Unterlagen. Companies House erlaubt inzwischen aber Anträge, eine Wohnadresse unkenntlich zu machen, die früher als Firmensitz diente.

Seit dem 18. November 2025 müssen Directors und Personen mit maßgeblichem Einfluss (people with significant control) außerdem ihre Identität bei Companies House verifizieren. Neue Directors müssen das vor ihrer Bestellung tun. Für bestehende Directors gilt eine Übergangsfrist, die an das Datum des confirmation statement der Firma geknüpft ist.

Was Companies House und HMRC an den Firmensitz schicken

Am Firmensitz soll amtliche Post ankommen. Typisch sind:

• Erinnerungen von Companies House zum confirmation statement und zum Jahresabschluss sowie Schreiben zu Verspätungsstrafen oder einer geplanten Löschung;
• Schreiben von HMRC zur Corporation Tax (Körperschaftsteuer), einschließlich der Aufforderung zur Abgabe einer Company Tax Return und Strafbescheiden;
• Schreiben von Gläubigern, Versicherern und Banken;
• gerichtliche Dokumente, die am Firmensitz wirksam zugestellt werden können, ob jemand sie liest oder nicht.

Der letzte Punkt zeigt, warum die Adresse so wichtig ist. Eine am Firmensitz zugestellte Klageschrift gilt als zugestellt. Gibt niemand sie weiter, kann die Firma die Chance auf eine Erwiderung verlieren.

So ändern Sie die Adresse Ihres Firmensitzes

Sie können den Firmensitz online über den Dienst von Companies House, über eine Einreichungssoftware oder auf Papier mit dem Formular AD01 ändern. Dabei müssen Sie bestätigen, dass die neue Adresse eine geeignete Adresse ist.

Die Änderung wird wirksam, wenn Companies House sie einträgt. In den 14 Tagen danach können Dokumente noch wirksam an die alte Adresse zugestellt werden. Behalten Sie diese während der Übergabe also im Blick. Companies House teilt HMRC den neuen Firmensitz mit. Andere Angaben wie eine Geschäfts- oder Korrespondenzadresse müssen Sie bei HMRC aber selbst aktualisieren, und Sie sollten Ihre Bank, Versicherer und Kunden informieren.

Mit diesem Verfahren können Sie den Firmensitz nicht in einen anderen Landesteil des Vereinigten Königreichs verlegen. Wollen Sie etwa von Schottland nach England umziehen, muss die Firma neu gegründet werden.

So hilft Ihnen Hola Post

Die britischen Adressen von Hola Post in North Somerset und London, die Ende 2026 öffnen und schon jetzt reserviert werden können, lassen sich als britischen Firmensitz (registered office) und als service address eines Directors nutzen. Die Adressen sind besetzt, sodass die Post einen Menschen erreicht. Briefe werden am Tag des Eingangs gescannt und in Ihren Online-Posteingang gestellt, damit amtliche Post jemanden erreicht, der für die Firma handelt. Vor der Freischaltung einer Adresse prüfen wir Ihre Identität. Siehe die Angebote für Unternehmen und Preise oder starten Sie hier.

Häufige Fragen

Kann ich ein Postfach als eingetragenen Firmensitz meiner Firma nutzen?

Nein. Seit dem 4. März 2024 darf ein Royal-Mail-Postfach (PO box) oder ein gleichwertiges privates Postfach nicht als Firmensitz dienen. Die Adresse muss eine physische Adresse im Vereinigten Königreich sein, an der die Post jemanden erreicht, der für die Firma handelt.

Was ist eine geeignete Adresse (appropriate address) für den Firmensitz?

Eine Adresse, an der persönlich oder per Post zugestellte Dokumente erwartungsgemäß einer Person zur Kenntnis gelangen, die für die Firma handelt, und an der die Zustellung durch eine Empfangsbestätigung festgehalten werden kann. Dieser Maßstab steht in Section 86 des Companies Act 2006.

Kann ich die Adresse meines Steuerberaters oder eines Postdienstes als Firmensitz nutzen?

Ja, wenn der Anbieter Ihnen die Erlaubnis gegeben hat und die Adresse die Regeln für eine geeignete Adresse erfüllt. Viele Firmen nutzen eine Adresse Dritter, damit keine Wohnadresse im öffentlichen Register erscheint.

Wird die registrierte E-Mail-Adresse veröffentlicht?

Nein. Companies House veröffentlicht die registrierte E-Mail-Adresse nicht. Es nutzt sie, um mit der Firma in Kontakt zu treten, und von der Firma wird erwartet, dass sie liest, was dort ankommt.

Muss ich HMRC mitteilen, dass ich den Firmensitz ändere?

Für den Firmensitz selbst nicht gesondert. Sobald Companies House die Änderung eingetragen hat, informiert es HMRC. Andere Kontaktdaten wie eine Geschäftsadresse müssen Sie bei HMRC aber womöglich direkt aktualisieren.

Kann mein Firmensitz in einem anderen Landesteil des Vereinigten Königreichs liegen?

Nein. Er muss in dem Landesteil bleiben, in dem die Firma eingetragen wurde. Eine in England und Wales eingetragene Firma braucht also eine Adresse in England oder Wales.

Quellen

• Registered office address and email address rules (GOV.UK)
• Companies Act 2006, section 86 (legislation.gov.uk)
• Make changes to your private limited company: company address (GOV.UK)
• Your personal information on the Companies House register (GOV.UK)

Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln ändern sich – prüfen Sie Ihre Situation mit einem Gestor, Steuerberater oder Anwalt.