So funktioniert es für Ihre Kanzlei
Die meisten Kanzleien sind innerhalb einer Woche startklar. Sie legen Mandanten an, diese verifizieren sich online, und ab dann kommen ihre Post und Zustellungen zu Ihnen.
Erste Schritte
Was vom ersten Gespräch bis zur ersten Zustellung passiert.
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1
Ein Gespräch und ein Testkonto
Wir besprechen, wie Sie heute mit Post und Zustellungen umgehen, und richten dann Ihre Kanzlei mit einigen Mandanten ein, damit Sie es vor der Einführung richtig testen können.
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2
Mandanten hinzufügen
Einzeln im Dashboard, per CSV-Upload oder über die API. Sie legen fest, welcher Berater welchen Mandanten betreut.
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3
Mandanten verifizieren sich und erteilen die Vollmacht
Jeder Mandant erhält eine E-Mail, auf Wunsch mit dem Namen Ihrer Kanzlei, mit der Bitte, seine Identität zu bestätigen und die Vollmacht zu unterzeichnen. Für spanische Zustellungen bevollmächtigt er uns über das Registro Electrónico de Apoderamientos (elektronisches Vollmachtsregister). Das dauert etwa fünf Minuten.
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4
Mandanten ändern ihre Adresse
Jeder Mandant erhält eine eigene Referenz an unserer Adresse. Bei Firmen ist die Änderung des Domicilio social oder fiscal Arbeit, die Ihre Kanzlei wie gewohnt übernehmen und abrechnen kann.
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5
Wir empfangen und holen ab
Papierpost wird am Tag des Eingangs gescannt. Jeden Werktag prüfen wir die spanischen Zustellungen jedes Mandanten und öffnen neue als dessen Vertreter.
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6
Ihr Team erhält es
Jedes Schreiben erscheint im Dashboard beim richtigen Mandanten, geht per E-Mail an den zuständigen Berater, sofern eingerichtet, und per Webhook an Ihre Software.
Was mit einer Zustellung passiert
Ein Beispiel: Hacienda schickt einem Ihrer SL-Mandanten an einem Mittwochmorgen einen Requerimiento.
| 09:12 | Die AEAT stellt die Zustellung in der DEHú bereit. |
|---|---|
| 09:30 | Unsere tägliche Prüfung findet ihn. Wir öffnen ihn als Vertreter Ihres Mandanten, die 10-Tage-Frist spielt keine Rolle mehr, und die Antwortfrist beginnt heute. |
| 09:31 | Es erscheint in Ihrem Dashboard beim Mandanten, mit Zusammenfassung auf Englisch und Spanisch, der Antwortfrist und dem PDF. |
| 09:31 | Der zuständige Berater erhält eine E-Mail, und Ihre Kanzleisoftware empfängt einen Webhook. |
| Später | Der Berater übernimmt ihn, antwortet Hacienda und markiert ihn als erledigt. Jeder Schritt wird beim Schreiben protokolliert. |
Was Ihr Team sieht
- Alle Mandanten in einer Liste, mit neuen Eingängen und der jeweils nächsten Frist
- Filter nach Mandant, Absender, Berater, Frist und Status
- Zuweisung, Notizen und Status erledigt/offen für jedes Schreiben
- Zugriff auf Wunsch auf die eigenen Mandanten jedes Beraters beschränkt
- Ein vollständiges Protokoll: wer was geöffnet, heruntergeladen oder weitergeleitet hat
Was Ihre Mandanten sehen
- Eine Onboarding-E-Mail mit Formular, auf Wunsch mit dem Namen Ihrer Kanzlei
- Ein eigener Zugang, um ihre Post zu lesen, wenn Sie das möchten
- Oder gar nichts: Sie können alles in Ihrer Kanzlei behalten
- Originale einfach nachsenden lassen
Fragen von Partnern
- Mit wem wird der Vertrag geschlossen?
- Mit Ihrer Kanzlei. Ihre Mandanten akzeptieren bei der Verifizierung außerdem unsere kurzen Bedingungen für den Adressservice, denn das Gesetz verlangt, dass wir wissen, für wen wir Post empfangen.
- Wir haben bereits Apoderamientos (Vollmachten) für unsere Mandanten. Spielt das eine Rolle?
- Nein. Ihre bestehende Vertretung bleibt bestehen. Wenn Sie Hola Post als Vertreter für Zustellungen hinzufügen, ersetzt das sie nicht, und Sie können die Portale weiterhin selbst prüfen, wenn Sie möchten.
- Müssen Mandanten Ihre Adresse nutzen?
- Nur für die Papierpost. Wenn ein Mandant nur seine spanischen digitalen Zustellungen abholen lassen will, kann er seine eigene Adresse behalten.
- Was passiert, wenn ein Mandant unsere Kanzlei verlässt?
- Sie entfernen ihn im Dashboard. Post, die in den folgenden 30 Tagen ankommt, senden wir nach, dann endet seine Vollmacht.
- Gibt es eine Mindestlaufzeit?
- Nein. Partnertarife laufen monatlich. Es gibt eine monatliche Mindestrechnung, die auf der Preisseite steht.
- Wie werden Daten geschützt?
- Wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter nach UK GDPR und EU-DSGVO und schließen mit Ihrer Kanzlei einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Scans werden verschlüsselt in der EU gespeichert.
Prüfen Sie, ob es zu Ihrer Kanzlei passt.
Meist reicht ein 20-minütiges Gespräch. Wir schauen uns an, wie Sie heute mit der Post und den Zustellungen Ihrer Mandanten umgehen, und richten ein Testkonto mit einigen Ihrer Mandanten ein.
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