Cómo funciona para tu despacho
La mayoría de los despachos quedan listos en una semana. Tú añades a los clientes, ellos se verifican en línea y, a partir de ahí, su correo y sus notificaciones te llegan a ti.
Primeros pasos
Qué pasa desde la primera llamada hasta la primera notificación.
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1
Una llamada y una cuenta de prueba
Repasamos cómo gestionáis hoy el correo y las notificaciones y luego damos de alta tu despacho con algunos clientes, para que puedas probarlo bien antes de extenderlo.
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2
Añade a tus clientes
Uno a uno en el panel, subiendo un CSV o a través de la API. Tú eliges qué asesor lleva a cada cliente.
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3
Los clientes se verifican y autorizan
Cada cliente recibe un correo, con el nombre de tu despacho si quieres, en el que se le pide que verifique su identidad y firme la autorización. Para las notificaciones españolas nos otorga la representación a través del Registro Electrónico de Apoderamientos. Le lleva unos cinco minutos.
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4
Los clientes cambian su dirección
Cada cliente tiene su propia referencia en nuestra dirección. En el caso de las empresas, cambiar el domicilio social o fiscal es un trabajo que tu despacho puede hacer y facturar como siempre.
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5
Recibimos y recogemos
El correo en papel se escanea el día que llega. Cada día laborable revisamos las notificaciones españolas de cada cliente y abrimos las nuevas como su representante.
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6
Tu equipo lo recibe
Cada envío aparece en el panel asignado al cliente correcto, se envía por correo al asesor responsable si lo has configurado y llega a tu software mediante webhook.
Qué pasa con una notificación
Un ejemplo: Hacienda envía un requerimiento a uno de tus clientes SL un miércoles por la mañana.
| 09:12 | La AEAT pone la notificación a disposición en la DEHú. |
|---|---|
| 09:30 | Nuestra revisión diaria la encuentra. La abrimos como representantes de tu cliente, así que el plazo de 10 días deja de importar y el plazo de respuesta empieza hoy. |
| 09:31 | Aparece en tu panel bajo el cliente, con un resumen en inglés y en español, el plazo de respuesta y el PDF. |
| 09:31 | El asesor responsable recibe un correo y tu software de gestión recibe un webhook. |
| Más tarde | El asesor la asigna, responde a Hacienda y la marca como gestionada. Cada paso queda registrado en el envío. |
Qué ve tu equipo
- Todos los clientes en una lista, con los envíos nuevos y el próximo plazo de cada uno
- Filtros por cliente, remitente, asesor, plazo y estado
- Asignación, notas y estado gestionado/no gestionado en cada envío
- Si quieres, cada asesor ve solo a sus propios clientes
- Registro completo de quién abrió, descargó o reenvió cada cosa
Qué ven tus clientes
- Un correo y un formulario de alta, con el nombre de tu despacho si quieres
- Su propio acceso para leer su correo, si decides dárselo
- O nada de eso: puedes tenerlo todo dentro de tu despacho
- Una forma sencilla de pedir que te reenvíen un original
Preguntas de partners
- ¿Con quién es el contrato?
- Con tu despacho. Tus clientes también aceptan nuestras breves condiciones del servicio de dirección al verificarse, porque la ley nos obliga a saber para quién recibimos correo.
- Ya tenemos apoderamientos de nuestros clientes. ¿Influye en algo?
- No. Tu representación actual se mantiene. Añadir a Hola Post como representante para notificaciones no la sustituye, y puedes seguir revisando los portales tú mismo si quieres.
- ¿Tienen los clientes que usar vuestra dirección?
- Solo para el correo en papel. Si un cliente solo necesita que recojamos sus notificaciones electrónicas españolas, puede mantener su propia dirección.
- ¿Qué pasa cuando un cliente deja nuestro despacho?
- Los das de baja en el panel. Reenviamos el correo que llegue durante los 30 días siguientes y después termina su autorización.
- ¿Hay permanencia mínima?
- No. Los planes para partners son mensuales. Hay una factura mínima mensual, indicada en la página de precios.
- ¿Cómo se protegen los datos?
- Actuamos como encargado del tratamiento según el RGPD de la UE y el UK GDPR, y firmamos un contrato de encargo del tratamiento con tu despacho. Los escaneos se cifran y se almacenan en la UE.
Comprueba si encaja con tu despacho.
Normalmente basta con una llamada de 20 minutos. Vemos cómo gestionáis hoy el correo y las notificaciones de vuestros clientes y abrimos una cuenta de prueba con algunos de ellos.
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De lunes a viernes, 9:00–17:30 (Reino Unido) / 9:00–18:00 (España)