Comment ça marche pour votre cabinet
La plupart des cabinets sont opérationnels en une semaine. Vous ajoutez vos clients, ils vérifient leur identité en ligne, et dès lors leur courrier et leurs notifications vous parviennent.
Mise en route
Ce qui se passe entre le premier appel et la première notification.
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Un appel et un compte d’essai
Nous voyons ensemble comment vous gérez aujourd’hui le courrier et les notifications, puis nous configurons votre cabinet avec quelques clients pour que vous puissiez l’essayer vraiment avant de le généraliser.
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Ajoutez vos clients
Un par un dans le tableau de bord, en important un fichier CSV ou via l’API. Vous choisissez le conseiller qui suit chaque client.
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Les clients vérifient leur identité et signent l’autorisation
Chaque client reçoit un e-mail, au nom de votre cabinet si vous le souhaitez, l’invitant à vérifier son identité et à signer l’autorisation. Pour les notifications espagnoles, il nous accorde la représentation via le Registro Electrónico de Apoderamientos (registre officiel des procurations). Cela lui prend environ cinq minutes.
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Les clients changent d’adresse
Chaque client reçoit sa propre référence à notre adresse. Pour les sociétés, la modification du domicilio social ou fiscal est une prestation que votre cabinet peut réaliser et facturer comme d’habitude.
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Nous recevons et récupérons
Le courrier papier est numérisé le jour de son arrivée. Chaque jour ouvré, nous vérifions les notifications espagnoles de chaque client et ouvrons les nouvelles en tant que représentant.
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Votre équipe le reçoit
Chaque élément apparaît dans le tableau de bord sous le bon client, est envoyé par e-mail au conseiller responsable si vous l’avez configuré, et transmis à votre logiciel par webhook.
Le parcours d’une notification
Un exemple : un mercredi matin, Hacienda envoie un requerimiento à l’une de vos SL clientes.
| 09:12 | L’AEAT met la notification à disposition dans la DEHú. |
|---|---|
| 09:30 | Notre contrôle quotidien la repère. Nous l’ouvrons en tant que représentant de votre client : le délai de 10 jours ne joue plus et le délai de réponse commence aujourd’hui. |
| 09:31 | Il apparaît dans votre tableau de bord sous le client, avec un résumé en anglais et en espagnol, l’échéance de réponse et le PDF. |
| 09:31 | Le conseiller responsable reçoit un e-mail, et votre logiciel métier reçoit un webhook. |
| Plus tard | Le conseiller l’attribue, répond à Hacienda et la marque comme traitée. Chaque étape est consignée sur l’élément. |
Ce que voit votre équipe
- Tous les clients dans une seule liste, avec les nouveaux éléments et la prochaine échéance de chacun
- Filtres par client, expéditeur, conseiller, échéance et statut
- Attribution, notes et statut traité / non traité sur chaque élément
- Accès limité aux clients de chaque conseiller, si vous le souhaitez
- Un historique complet : qui a ouvert, téléchargé ou transféré quoi
Ce que voient vos clients
- Un e-mail et un formulaire d’accueil, au nom de votre cabinet si vous le souhaitez
- Leur propre accès pour lire leur courrier, si vous choisissez de leur en donner un
- Ou rien du tout : vous pouvez tout garder au sein de votre cabinet
- Une façon simple de demander la réexpédition d’un original
Questions des partenaires
- Avec qui est conclu le contrat ?
- Avec votre cabinet. Vos clients acceptent aussi nos courtes conditions pour le service d’adresse lors de leur vérification, car la loi nous oblige à savoir pour qui nous recevons du courrier.
- Nous détenons déjà des apoderamientos pour nos clients. Est-ce un problème ?
- Non. Votre représentation actuelle reste en place. Ajouter Hola Post comme représentant pour les notifications ne la remplace pas, et vous pouvez continuer à consulter les portails vous-même si vous le souhaitez.
- Les clients doivent-ils utiliser votre adresse ?
- Seulement pour le courrier papier. Si un client a seulement besoin de la récupération de ses notifications électroniques espagnoles, il peut garder sa propre adresse.
- Que se passe-t-il quand un client quitte notre cabinet ?
- Vous les retirez dans le tableau de bord. Nous réexpédions le courrier qui arrive pendant les 30 jours suivants, puis leur autorisation prend fin.
- Y a-t-il une durée minimale ?
- Non. Les formules partenaires sont mensuelles. Un montant minimum de facture mensuelle s’applique, indiqué sur la page des tarifs.
- Comment les données sont-elles protégées ?
- Nous agissons en tant que sous-traitant au sens du RGPD britannique et du RGPD européen, et signons un accord de traitement des données avec votre cabinet. Les numérisations sont chiffrées et stockées dans l’UE.
Voyez si cela convient à votre cabinet.
Un appel de 20 minutes suffit en général. Nous regardons comment vous gérez aujourd’hui le courrier et les notifications de vos clients, puis nous ouvrons un compte d’essai avec quelques-uns d’entre eux.
Prendre rendez-vousÉquipe partenariats
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Du lundi au vendredi, 9 h – 17 h 30 (Royaume-Uni) / 9 h – 18 h (Espagne)