Vollmacht für spanische Behördenpost: Vertreter bestellen

Wenn jemand anderes Ihre spanischen Behördenzustellungen empfangen und bearbeiten soll, erteilen Sie ihm ein apoderamiento (Vollmacht) und lassen es in einem elektronischen Vollmachtsregister eintragen. Das wichtigste ist das staatliche Registro Electrónico de Apoderamientos (REA). Die Agencia Tributaria (Steuerbehörde) und die Seguridad Social (Sozialversicherung) führen zusätzlich eigene Register mit eigenen Optionen für Zustellungen. Sobald die Vollmacht eingetragen und angenommen ist, meldet sich Ihr Vertreter mit seinem eigenen Zertifikat an und sieht Ihre Zustellungen. Ihre eigenen Zugangsdaten müssen Sie nie weitergeben.

Warum eine Vertretung bei Zustellungen wichtig ist

Elektronische Zustellungen in Spanien holen Sie ab, indem Sie sich anmelden und sie öffnen. Sind Sie zur Nutzung des Systems verpflichtet, gilt alles, was 10 Kalendertage ungeöffnet bleibt, als abgelehnt (siehe die 10-Tage-Regel). Wenn Sie im Vereinigten Königreich leben, viel reisen oder einfach nicht jede Woche mehrere Behördenportale prüfen wollen, schließt ein eingetragener Vertreter diese Lücke.

Artikel 5 des Ley 39/2015 erlaubt es jedem, durch einen Vertreter zu handeln. Er bestimmt auch, dass die Vertretung nachgewiesen werden muss und dass eine apud acta erteilte oder in einem elektronischen Vollmachtsregister eingetragene Vollmacht als Nachweis gilt.

Das staatliche Register: Registro Electrónico de Apoderamientos

Nach Artikel 6 des Ley 39/2015 müssen der Zentralstaat, jede Region und jede Kommune ein allgemeines Vollmachtsregister führen. Auf nationaler Ebene ist das das Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado, meist kurz REA. Sie erreichen es über die sede electrónica (offizielles Behördenportal) des Punto de Acceso General (sede.administracion.gob.es). Geregelt ist es in der Orden PCM/1384/2021.

Das REA kennt drei Arten von Vollmachten (Artikel 6.4 des Gesetzes):

1. Eine Generalvollmacht, Sie in jedem Verfahren vor jeder öffentlichen Verwaltung zu vertreten.
2. Eine Vollmacht für jedes Verfahren vor einer bestimmten Verwaltung oder Stelle.
3. Eine Vollmacht, die auf bestimmte, darin aufgeführte Verfahren (trámites) beschränkt ist.

Das Register ist nicht öffentlich. Nur Sie und Ihr Vertreter sehen die Vollmachten, in denen Sie vorkommen.

So erteilen Sie eine Vollmacht im REA

Privatpersonen, die nicht zum elektronischen Verkehr mit der Verwaltung verpflichtet sind, haben zwei Möglichkeiten:

• online, indem Sie sich mit Zertifikat, Cl@ve oder DNIe im REA anmelden und das Formular apud acta ausfüllen
• persönlich in einer oficina de asistencia en materia de registros (staatliches Registerbüro) mit dem amtlichen Formular

Unternehmen und andere zur elektronischen Kommunikation verpflichtete Personen müssen den Online-Weg nutzen. Ein Vertreter kann eine Vollmacht auch selbst eintragen, indem er eine notarielle Vollmacht hochlädt.

Die Vollmacht wird erst wirksam, wenn der Vertreter sie annimmt, und zwar innerhalb von 20 Werktagen. Ist der Vertreter eine Firma, muss sie außerdem erklären, dass ihre Satzung die Vertretung Dritter erlaubt.

Apoderamiento apud acta

„Apud acta“ bedeutet nur, dass die Vollmacht direkt gegenüber der Verwaltung erteilt wird und nicht vor einem Notar. Nach Artikel 6.5 des Ley 39/2015 geht das elektronisch auf der jeweiligen sede oder persönlich in einem Registerbüro. Es kostet nichts.

Viele einzelne Stellen, darunter manche Rathäuser und Regionalregierungen, bieten ein eigenes Apud-acta-Verfahren für ihre eigenen Angelegenheiten an. Das ist praktisch, wenn Sie nur bei einer Stelle Hilfe brauchen.

Das eigene System der Agencia Tributaria

Die Steuerbehörde führt ein eigenes registro de apoderamientos für Steuerangelegenheiten. Sie können dort online mit Zertifikat, Cl@ve oder DNIe eine Vollmacht erteilen, persönlich in einem Finanzamt oder per öffentlicher bzw. notariell beglaubigter Urkunde.

Für Zustellungen muss die Vollmacht deren Empfang abdecken. Die Hilfeseite der Behörde zum DEHú-Zugang über einen Vertreter beschreibt eine allgemeine Vollmacht für Steuerverfahren mit dem Code GENERALNOT, die der Vertreter dann auf seiner Seite bestätigt. Danach sieht der Vertreter Ihre steuerlichen Zustellungen in der DEHú und auf der sede der Behörde.

Ohne früheres Enddatum gilt eine Steuervollmacht fünf Jahre, das ist zugleich die Höchstdauer. Ab zwei Monaten vor Ablauf können Sie sie verlängern, und Sie können sie jederzeit online über „Consulta y revocación de apoderamientos otorgados“ widerrufen. Der Widerruf wirkt, sobald er der Behörde mitgeteilt ist.

Seguridad Social: RED und das eigene Register

Bei der Seguridad Social gibt es zwei getrennte Wege.

• Das Sistema RED berechtigt Fachleute, typischerweise gestorías (Verwaltungsbüros) und graduados sociales (Sozialrechtsberater), Anmeldungen, Beiträge und Zahlungen für Arbeitgeber und autónomos (Selbstständige) abzuwickeln. Für alle, die RED nutzen müssen, werden Zustellungen sowohl ihnen selbst als auch der RED-berechtigten Person bereitgestellt, die ihr Konto betreut.
• Das Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social, geregelt in der Orden ISM/189/2021, erfasst Vollmachten gegenüber der Seguridad Social allgemein, nach Sachgebiet oder für bestimmte Verfahren, einschließlich „recibir notificaciones y comunicaciones“ (Zustellungen und Mitteilungen empfangen).

Vollmachten in diesem Register gelten höchstens fünf Jahre und können verlängert werden. Umfasst die Vollmacht den Empfang von Zustellungen, muss der Vertreter sie ausdrücklich annehmen, bevor sie wirksam wird. Nach den alten Regeln eingetragene Vollmachten haben seit dem 2. April 2021 keine Wirkung mehr. Eine sehr alte Vollmacht bei der Seguridad Social müssen Sie daher womöglich neu erteilen.

Wie lange eine Vollmacht gilt und wie Sie sie beenden

Im REA, bei der Steuerbehörde und bei der Seguridad Social gilt eine eingetragene Vollmacht höchstens fünf Jahre, mit Verlängerungen um jeweils bis zu fünf Jahre.

Sie können eine Vollmacht jederzeit widerrufen. Im REA wirken der Widerruf (durch Sie) und die renuncia (Niederlegung durch den Vertreter) ab dem Tag ihrer Eintragung. Nutzen Sie dafür dasselbe System, in dem die Vollmacht erteilt wurde. Prüfen Sie jedes Register, wenn Sie den Gestor wechseln, eine spanische Immobilie verkaufen oder eine Firma schließen. Alte Vollmachten geraten leicht in Vergessenheit.

Warum Sie Ihr Zertifikat oder Cl@ve nicht weitergeben sollten

Oft geben Menschen ihrem Gestor die Datei ihres digitalen Zertifikats samt Passwort oder ihre Cl@ve-Zugangsdaten. Das ist aus mehreren Gründen keine gute Idee:

• Alles, was mit Ihrem Zertifikat oder Cl@ve unterschrieben oder geöffnet wird, gilt rechtlich als von Ihnen getan, auch das Öffnen von Zustellungen und damit der Beginn von Fristen.
• Es bleibt nicht festgehalten, wer tatsächlich gehandelt hat. Das ist wichtig, wenn etwas schiefgeht.
• Um den Zugang zu entziehen, müssen Sie Ihr Zertifikat oder Cl@ve sperren oder ersetzen, statt nur eine Geschäftsbeziehung zu beenden.
• Nach den Nutzungsbedingungen von Zertifikaten und Cl@ve ist der Inhaber dafür verantwortlich, sie unter eigener Kontrolle zu halten.

Mit einer eingetragenen Vollmacht erhält Ihr Vertreter einen eigenen Zugang, begrenzt auf das, was Sie erlaubt haben, und mit Enddatum.

So hilft Ihnen Hola Post

Hola Post kann über das Registro Electrónico de Apoderamientos als Ihr Vertreter eingetragen werden. Wir prüfen dann an jedem Werktag, ob neue spanische elektronische Zustellungen vorliegen, und stellen sie mit einer Zusammenfassung auf Englisch und der Frist in Ihren Online-Posteingang, neben Ihre gescannte Post. Sie können die Vollmacht jederzeit widerrufen. Mehr dazu unter Spanische Behördenpost, auf unserer Seite für Gestorías und Steuerberater oder starten Sie hier.

Häufige Fragen

Was ist das Registro Electrónico de Apoderamientos (REA)?

Das ist das staatliche Online-Register Spaniens für Vollmachten gegenüber öffentlichen Verwaltungen. Dort tragen Sie ein, dass eine bestimmte Person oder Firma für Sie handeln darf, allgemein oder für bestimmte Verfahren. Die Behörden prüfen das Register, statt Papierdokumente zu verlangen.

Was ist ein apoderamiento apud acta?

Eine Vollmacht, die direkt gegenüber der Verwaltung erteilt wird, online auf deren sede electrónica oder persönlich in einem Registerbüro, und nicht vor einem Notar. Sie ist kostenlos und wird im jeweiligen Register eingetragen.

Wie lange gilt eine Vollmacht im REA?

Bis zu fünf Jahre ab Eintragung. Sie können sie vor Ablauf verlängern, jede Verlängerung gilt ebenfalls bis zu fünf Jahre. Ein Widerruf ist jederzeit möglich.

Muss der Vertreter die Vollmacht annehmen?

Ja. Im staatlichen REA wird die Vollmacht erst wirksam, wenn die Annahme durch den Vertreter eingetragen ist. Dafür hat er 20 Werktage Zeit. Auch das Register der Seguridad Social verlangt eine ausdrückliche Annahme, wenn die Vollmacht den Empfang von Zustellungen umfasst.

Kann ich meinem Gestor nicht einfach mein Cl@ve-Passwort oder mein digitales Zertifikat geben?

Davon ist abzuraten. Alles, was mit Ihrem Zertifikat oder Cl@ve geschieht, gilt rechtlich als von Ihnen selbst getan. Es bleibt nicht nachvollziehbar, wer gehandelt hat, und meist verstoßen Sie damit gegen die Nutzungsbedingungen. Eine eingetragene Vollmacht leistet praktisch dasselbe, mit klarer Nachvollziehbarkeit.

Wie widerrufe ich eine Vollmacht in Spanien?

Melden Sie sich in dem Register an, in dem die Vollmacht erteilt wurde (REA, Agencia Tributaria oder Seguridad Social), und nutzen Sie dort die Widerrufsfunktion. Alternativ reichen Sie das Widerrufsformular in einem Registerbüro ein. Der Widerruf wirkt ab dem Tag seiner Eintragung.

Quellen

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, arts. 5 and 6 (BOE)
• Orden PCM/1384/2021, Registro Electrónico de Apoderamientos (BOE)
• Orden ISM/189/2021, Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social (BOE)
• Agencia Tributaria: acceso a la DEHú mediante apoderamiento

Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln ändern sich – prüfen Sie Ihre Situation mit einem Gestor, Steuerberater oder Anwalt.