Wer muss in Spanien elektronische Zustellungen empfangen?

In Spanien müssen alle Firmen und anderen juristischen Personen amtliche Zustellungen elektronisch empfangen, ebenso Einrichtungen ohne Rechtspersönlichkeit, Angehörige reglementierter Berufe in dieser Eigenschaft, Vertreter all dieser Gruppen und Beschäftigte des öffentlichen Dienstes in dienstlichen Angelegenheiten. Privatpersonen können meist zwischen Papier und elektronisch wählen, mit wichtigen Ausnahmen: Die Agencia Tributaria betreibt ein eigenes Pflichtsystem, das auch manche Privatpersonen erfassen kann, und Selbstständige (autónomos) müssen Zustellungen der Seguridad Social elektronisch empfangen. Wer zu diesen Gruppen gehört und sein elektronisches Postfach nicht prüft, riskiert die 10-Tage-Regel.

Die Grundregel: Artikel 14 des Ley 39/2015

Das Ley 39/2015 legt die Grundregeln für den Verkehr mit spanischen Behörden fest. Nach Artikel 14.1 können personas físicas (natürliche Personen) jederzeit wählen, ob sie elektronisch mit der Verwaltung verkehren oder nicht, und diese Wahl später ändern.

Artikel 14.2 zählt dann auf, wer „für jeden Schritt eines Verwaltungsverfahrens“ elektronisch mit der Verwaltung verkehren muss. Mindestens sind das:

1. Personas jurídicas (juristische Personen), etwa eine sociedad limitada (SL), eine sociedad anónima (SA), Vereine und Stiftungen.
2. Entidades sin personalidad jurídica (Einrichtungen ohne Rechtspersönlichkeit), etwa eine comunidad de bienes (Gütergemeinschaft).
3. Personen mit einer beruflichen Tätigkeit, die eine colegiación obligatoria (Pflichtmitgliedschaft in einer Berufskammer) voraussetzt, für Verfahren im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit. Das Gesetz nennt Notare sowie Grundbuch- und Handelsregisterführer, es erfasst aber zum Beispiel auch Anwälte und Architekten.
4. Jeder, der jemanden aus den obigen Gruppen vertritt. Ein Gestor, der für eine SL einreicht, muss das elektronisch tun.
5. Beschäftigte des öffentlichen Dienstes in Angelegenheiten ihres Dienstverhältnisses.

Artikel 41.1 überträgt diese Logik auf Zustellungen. Sind Sie zum elektronischen Verkehr verpflichtet, werden Ihnen Zustellungen elektronisch gemacht. Sind Sie es nicht, können Sie sich über die Formulare der jeweiligen Behörde an- oder abmelden.

Nach Artikel 14.3 kann außerdem jede Verwaltung die Pflicht per Verordnung auf bestimmte Gruppen von Privatpersonen ausweiten, bei denen der Zugang zur Technik nachweisbar ist, etwa aufgrund ihres Berufs. Deshalb laufen manche Verfahren, etwa bestimmte Förderanträge oder Bewerbungen im öffentlichen Dienst, nur elektronisch.

Was „verpflichtet“ in der Praxis bedeutet

Verpflichtet zu sein heißt, dass Sie nicht auf Papier bestehen können. Die Behörde stellt Zustellungen auf ihre sede electrónica, in die DEHú oder in beide (siehe unseren DEHú-Ratgeber), und Sie haben 10 Kalendertage, um jede zu öffnen, bevor sie als abgelehnt gilt.

Hat eine Behörde keine elektronischen Kontaktdaten einer verpflichteten Person, soll nach dem Real Decreto 203/2021 die erste Zustellung in einem von ihr eingeleiteten Verfahren auf Papier erfolgen, mit dem Hinweis, dass die folgenden elektronisch kommen. Danach läuft alles elektronisch.

Daran ändert sich nichts, wenn Sie eine spanische Firma vom Ausland aus besitzen. Eine SL, die einem Einwohner des Vereinigten Königreichs gehört, ist trotzdem eine spanische juristische Person und voll verpflichtet. Satzungs- und Steuersitz der Firma sind eine eigene Frage, die wir unter domicilio social und domicilio fiscal behandeln.

Das eigene System der Agencia Tributaria (NEO)

Die Steuerbehörde hatte schon vor dem Ley 39/2015 ein Pflichtsystem für elektronische Zustellungen. Es ist im Real Decreto 1363/2010 geregelt und heißt meist NEO (notificaciones electrónicas obligatorias). Es gilt weiterhin neben dem allgemeinen Gesetz.

Artikel 4.1 der Verordnung erfasst, nach dem ersten Buchstaben der Steuernummer (NIF):

NIF beginnt mit	Art der Einrichtung
A	Sociedad anónima
B	Sociedad limitada
N	Ausländische Einrichtungen ohne spanische Staatszugehörigkeit
W	Betriebsstätten und Niederlassungen gebietsfremder Einrichtungen
U	Arbeitsgemeinschaften auf Zeit (UTE)
V	Bestimmte Fonds und wirtschaftliche Interessenvereinigungen

Artikel 4.2 erfasst dann jeden, unabhängig von der Rechtsform, der:

• im Register der Großunternehmen (grandes empresas) steht
• sich für die körperschaftsteuerliche Gruppenbesteuerung oder die Mehrwertsteuergruppe entschieden hat
• für monatliche Mehrwertsteuererstattungen eingetragen ist (REDEME)
• als Zollvertreter handelt oder Zollanmeldungen elektronisch abgibt

Über diese zweite Liste können Privatpersonen, auch autónomos, in NEO landen. Wer sich etwa im Register für monatliche Mehrwertsteuererstattungen einträgt, kommt in das System, auch als Einzelunternehmer.

Nach Artikel 5 der Verordnung muss die Agencia Tributaria jedem seine Einbeziehung mitteilen, normalerweise auf Papier. Einmal einbezogen, bleiben Sie im System, bis die Umstände wegfallen und Sie Ihren Ausschluss beantragen.

Nicht verpflichtete Privatpersonen können sich auch freiwillig über die sede electrónica der Steuerbehörde anmelden und eine freiwillige Anmeldung später wieder kündigen. Solange Sie im System sind, ob freiwillig oder nicht, gilt die 10-Tage-Regel.

Autónomos und die Seguridad Social

Selbstständige sind bei der Seguridad Social strenger gestellt als bei der Steuerbehörde.

Seit dem 1. Oktober 2018 müssen autónomos im RETA (Sondersystem für Selbstständige) elektronisch mit der Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) verkehren, entweder über das Sistema RED (meist über eine in RED zugelassene gestoría) oder direkt auf der sede electrónica der Seguridad Social. Das folgt aus der Orden ESS/484/2013 in der Fassung der Orden ESS/214/2018.

Die Orden ESS/485/2013 verpflichtet dann jeden, der im Sistema RED sein muss, Zustellungen der Seguridad Social elektronisch zu empfangen, durch Anmeldung auf der sede. Zustellungen werden sowohl dem autónomo als auch der RED-berechtigten Person bereitgestellt, die sein Konto betreut, und eine Zustellung, die nicht innerhalb von 10 Kalendertagen geöffnet wird, gilt als abgelehnt.

Einige Gruppen sind von der RED-Pflicht ausgenommen, etwa Arbeitgeber, die nur für Haushaltspersonal angemeldet sind, und bestimmte selbstständige Fischer.

Ein britischer autónomo, der in Spanien lebt, ist also schon in einem elektronischen Pflichtsystem für Schulden, Zahlungsaufforderungen und Entscheidungen der Seguridad Social, auch wenn er sich bei Hacienda nie für etwas angemeldet hat.

Andere Behörden mit eigenen Regeln

Einige Stellen haben besondere Regelungen:

• Die DGT stellt Bußgelder über ihre Dirección Electrónica Vial (DEV) zu. Von Firmen, die Fahrzeuge besitzen oder leasen, wird erwartet, dass sie diese nutzen. Siehe DGT-Bußgelder.
• Regionalregierungen und Rathäuser wenden Artikel 14 an, können die Pflicht aber für bestimmte Verfahren ausweiten, und manche nutzen eigene Zustellplattformen.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob eine Behörde Sie als verpflichtet behandelt, sehen Sie sich an, wie sie bisher mit Ihnen in Kontakt getreten ist. Ein Papierbrief mit dem Hinweis, dass künftige Zustellungen elektronisch kommen, ist ein klares Zeichen.

Privatpersonen: die Wahl und ihre Risiken

Ein Wohnungseigentümer, Rentner oder Angestellter, der zu keiner der obigen Gruppen gehört, kann bei den meisten Behörden beim Papier bleiben. Papierzustellungen gehen an Ihre hinterlegte spanische Adresse, mit bis zu zwei Zustellversuchen. Scheitern diese, können sie im BOE (dem Amtsblatt) veröffentlicht werden und dann wirksam werden, ohne dass Sie sie je gesehen haben.

Die elektronische Zustellung zu wählen, kann sicherer sein, wenn Sie im Ausland leben, solange jemand alle paar Tage nachsieht. Sie zu wählen und dann nicht nachzusehen, ist das Schlechteste aus beiden Welten. So oder so: Die Adresse, die die Verwaltung von Ihnen hat, ist wichtig.

So hilft Ihnen Hola Post

Hola Post gibt Ihnen eine besetzte spanische Adresse in Almería, Spanien, für Papierpost, die am selben Tag gescannt wird. Außerdem kann Hola Post als Ihr Vertreter eingetragen werden und an jedem Werktag elektronische Zustellungen von AEAT, Seguridad Social, DGT, DEHú und anderen sedes abholen. Jeder Eingang erscheint in Ihrem Posteingang mit einer Zusammenfassung auf Englisch und der Frist. Siehe Spanische Behördenpost, Angebote für Unternehmen oder starten Sie hier.

Häufige Fragen

Muss eine spanische SL Zustellungen elektronisch empfangen?

Ja. Jede juristische Person, auch eine sociedad limitada (SL), ist nach Artikel 14.2 des Ley 39/2015 verpflichtet, elektronisch mit den spanischen Behörden zu verkehren. SL sind außerdem ausdrücklich im Pflichtsystem der Agencia Tributaria für elektronische Zustellungen enthalten.

Kann eine Privatperson in Spanien Zustellungen auf Papier wählen?

In der Regel ja. Artikel 14.1 des Ley 39/2015 erlaubt Privatpersonen, zwischen elektronisch und Papier zu wählen und die Wahl jederzeit zu ändern, sofern keine besondere Vorschrift sie für ein bestimmtes Verfahren zum elektronischen Weg verpflichtet.

Müssen autónomos elektronische Zustellungen empfangen?

Bei der Seguridad Social ja. Selbstständige im RETA müssen das Sistema RED oder die sede electrónica der Seguridad Social nutzen und dort Zustellungen empfangen. Bei der Agencia Tributaria wird ein autónomo nicht schon wegen der Selbstständigkeit automatisch einbezogen, kann es aber in bestimmten Fällen werden, etwa bei Eintragung für monatliche Mehrwertsteuererstattungen.

Was ist NEO bei der Agencia Tributaria?

NEO steht für notificaciones electrónicas obligatorias, das Pflichtsystem der Steuerbehörde für elektronische Zustellungen nach dem Real Decreto 1363/2010. Es umfasst Firmen und bestimmte andere Steuerpflichtige. Die Behörde teilt jedem, normalerweise per Post, mit, dass er einbezogen wurde.

Was passiert, wenn ich zur elektronischen Zustellung verpflichtet bin und nicht nachsehe?

Jede Zustellung, die Sie nicht öffnen, gilt nach 10 Kalendertagen als abgelehnt, und das Verfahren läuft weiter. Fristen zum Zahlen oder für Rechtsmittel laufen dann, ohne dass Sie etwas gelesen haben.

Quellen

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, arts. 14 and 41 (BOE)
• Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre (BOE)
• Orden ESS/485/2013, notificaciones electrónicas en la Seguridad Social (BOE)
• Orden ESS/484/2013, Sistema RED (BOE)

Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln ändern sich – prüfen Sie Ihre Situation mit einem Gestor, Steuerberater oder Anwalt.