Notificaciones españolas
¿Quién está obligado a recibir notificaciones electrónicas?
Quién está obligado en España a recibir las notificaciones oficiales por vía electrónica, el sistema NEO de la AEAT y qué deben saber los autónomos.
Por Hola Post · Actualizado · 7 min de lectura
En España, todas las sociedades y demás personas jurídicas deben recibir las notificaciones oficiales por vía electrónica. También las entidades sin personalidad jurídica, los profesionales colegiados en el ejercicio de su actividad, quienes representen a cualquiera de ellos y los empleados públicos en sus trámites laborales. Los particulares normalmente pueden elegir entre papel y vía electrónica, pero hay excepciones importantes: la Agencia Tributaria tiene su propio sistema obligatorio, que puede incluir a algunos particulares, y los autónomos deben recibir por vía electrónica las notificaciones de la Seguridad Social. Quien esté en uno de estos grupos y no revise su buzón electrónico se expone a la regla de los 10 días.
La regla general: el artículo 14 de la Ley 39/2015
La Ley 39/2015 fija las reglas por defecto para relacionarse con las Administraciones públicas. El artículo 14.1 dice que las personas físicas pueden elegir en todo momento si se relacionan con la Administración por medios electrónicos o no, y pueden cambiar de opción más adelante.
El artículo 14.2 enumera quién está obligado a relacionarse electrónicamente «para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo». Como mínimo:
- Las personas jurídicas, como una sociedad limitada (SL), una sociedad anónima (SA), las asociaciones y las fundaciones.
- Las entidades sin personalidad jurídica, como una comunidad de bienes.
- Quienes ejercen una actividad profesional que requiere colegiación obligatoria, en los trámites relacionados con esa actividad. La ley cita a notarios y registradores de la propiedad y mercantiles, pero también incluye, por ejemplo, a abogados y arquitectos.
- Quienes representen a alguien de los grupos anteriores. Un gestor que presenta algo en nombre de una SL tiene que hacerlo por vía electrónica.
- Los empleados públicos, en los trámites relacionados con su empleo.
El artículo 41.1 aplica la misma lógica a las notificaciones. Si estás obligado a relacionarte electrónicamente, tus notificaciones serán electrónicas. Si no lo estás, puedes darte de alta o de baja con los formularios del organismo.
El artículo 14.3 permite además a cada Administración ampliar la obligación por vía reglamentaria a colectivos concretos de personas físicas que tengan acceso acreditado a los medios técnicos, por ejemplo por su profesión. Por eso algunos procedimientos, como ciertas solicitudes de subvenciones o de empleo público, son solo electrónicos.
Qué significa estar obligado en la práctica
Estar obligado significa que no puedes exigir el papel. El organismo dejará las notificaciones en su sede electrónica, en la DEHú o en ambas (consulta nuestra guía de la DEHú), y tienes 10 días naturales para abrir cada una antes de que se entienda rechazada.
Si un organismo no tiene datos de contacto electrónicos de una persona obligada, el Real Decreto 203/2021 dice que la primera notificación de un procedimiento iniciado de oficio debe ir en papel, avisando de que las siguientes serán electrónicas. A partir de ahí, todo es electrónico.
Ser propietario de una sociedad española desde el extranjero no cambia nada de esto. Una SL cuyo dueño reside en Reino Unido sigue siendo una persona jurídica española y está plenamente obligada. El domicilio social y el domicilio fiscal de la sociedad son otra cuestión, que tratamos en domicilio social y domicilio fiscal.
El sistema propio de la Agencia Tributaria (NEO)
La Agencia Tributaria ya tenía un sistema de notificaciones electrónicas obligatorias antes de la Ley 39/2015. Está regulado en el Real Decreto 1363/2010 y se suele llamar NEO (notificaciones electrónicas obligatorias). Sigue aplicándose junto a la ley general.
El artículo 4.1 del real decreto incluye, según la primera letra del NIF:
| El NIF empieza por | Tipo de entidad |
|---|---|
| A | Sociedad anónima |
| B | Sociedad limitada |
| N | Entidades extranjeras sin nacionalidad española |
| W | Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes |
| U | Uniones temporales de empresas (UTE) |
| V | Determinados fondos y agrupaciones de interés económico |
El artículo 4.2 incluye además a cualquiera, sea cual sea su forma jurídica, que:
- esté inscrito en el registro de grandes empresas
- haya optado por el régimen de consolidación fiscal en el Impuesto sobre Sociedades o por el régimen especial del grupo de entidades en el IVA
- esté inscrito en el registro de devolución mensual del IVA (REDEME)
- actúe como representante aduanero o presente declaraciones aduaneras por vía electrónica
Esta segunda lista es la vía por la que los particulares, incluidos los autónomos, pueden acabar en NEO. Inscribirte en el registro de devolución mensual del IVA, por ejemplo, te mete en el sistema aunque seas empresario individual.
Según el artículo 5 del real decreto, la Agencia Tributaria debe notificar a cada persona su inclusión, normalmente en papel. Una vez incluido, sigues dentro hasta que desaparecen las circunstancias y pides la exclusión.
Quienes no están obligados también pueden adherirse voluntariamente desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria y darse de baja más adelante. Mientras estés en el sistema, de forma voluntaria o no, se aplica la regla de los 10 días.
Los autónomos y la Seguridad Social
Con la Seguridad Social, los autónomos tienen una situación más estricta que con Hacienda.
Desde el 1 de octubre de 2018, los autónomos del RETA (el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) deben relacionarse electrónicamente con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), ya sea mediante el Sistema RED (normalmente a través de una gestoría autorizada en RED) o directamente en la sede electrónica de la Seguridad Social. Esto viene de la Orden ESS/484/2013, modificada por la Orden ESS/214/2018.
La Orden ESS/485/2013 obliga a todos los que deben estar en el Sistema RED a recibir las notificaciones de la Seguridad Social por vía electrónica, entrando en la sede. Las notificaciones se ponen a disposición tanto del autónomo como del autorizado RED que lleva su cuenta, y una notificación que no se abre en 10 días naturales se entiende rechazada.
Algunos colectivos quedan fuera de la obligación de RED, por ejemplo los empleadores inscritos solo por empleados de hogar y ciertos trabajadores autónomos del mar.
Así que un autónomo británico que vive en España, aunque nunca se haya adherido a nada con Hacienda, ya está en un sistema electrónico obligatorio para las deudas, reclamaciones de pago y resoluciones de la Seguridad Social.
Otros organismos con reglas propias
Algunos organismos tienen regímenes específicos:
- La DGT notifica las multas de tráfico a través de su Dirección Electrónica Vial (DEV). Se espera que la usen las empresas que tienen o alquilan vehículos. Consulta multas de la DGT.
- Las comunidades autónomas y los ayuntamientos aplican el artículo 14, pero pueden ampliar la obligación en procedimientos concretos, y algunos usan sus propias plataformas de notificación.
Si no sabes si un organismo te considera obligado, fíjate en cómo se ha puesto en contacto contigo. Una carta en papel avisando de que las próximas notificaciones serán electrónicas es una señal clara.
Particulares: la elección y sus riesgos
Un propietario, un jubilado o un trabajador por cuenta ajena que no esté en ninguno de los grupos anteriores puede seguir con el papel en la mayoría de organismos. Las notificaciones en papel van a la dirección española que conste en sus datos, con hasta dos intentos de entrega. Si fallan, pueden publicarse en el BOE, y a partir de ese momento pueden surtir efecto sin que llegues a verlas.
Si vives fuera, elegir la notificación electrónica puede ser más seguro, siempre que alguien la revise cada pocos días. Elegirla y luego no revisarla es lo peor de las dos opciones. En cualquier caso, la dirección que tiene la Administración de ti importa.
Cómo te ayuda Hola Post
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Preguntas frecuentes
¿Una SL tiene que recibir las notificaciones por vía electrónica?
Sí. Todas las personas jurídicas, incluidas las sociedades limitadas, están obligadas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones públicas según el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, y las SL están además incluidas expresamente en el sistema de notificaciones electrónicas obligatorias de la Agencia Tributaria.
¿Un particular puede elegir recibir las notificaciones en papel?
En general, sí. El artículo 14.1 de la Ley 39/2015 permite a las personas físicas elegir entre la vía electrónica y el papel y cambiar de opción en cualquier momento, salvo que una norma concreta les obligue a usar medios electrónicos en un procedimiento determinado.
¿Los autónomos están obligados a recibir notificaciones electrónicas?
Con la Seguridad Social, sí. Los autónomos dados de alta en el RETA deben usar el Sistema RED o la sede electrónica de la Seguridad Social y recibir allí las notificaciones. Con la Agencia Tributaria, un autónomo no queda incluido automáticamente por serlo, pero puede quedar incluido en ciertos casos, como estar inscrito en la devolución mensual del IVA.
¿Qué es el sistema NEO de la Agencia Tributaria?
NEO son las notificaciones electrónicas obligatorias de la Agencia Tributaria, reguladas en el Real Decreto 1363/2010. Afecta a las sociedades y a otros contribuyentes concretos, y la Agencia comunica a cada uno su inclusión, normalmente por correo postal.
Si estoy obligado a recibir notificaciones electrónicas y no las reviso, ¿qué pasa?
Cada notificación que no abres se entiende rechazada a los 10 días naturales y el procedimiento continúa. Los plazos para pagar o recurrir empiezan a correr sin que hayas leído nada.
Fuentes
- Ley 39/2015, de 1 de octubre, arts. 14 y 41 (BOE)
- Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre (BOE)
- Orden ESS/485/2013, notificaciones electrónicas en la Seguridad Social (BOE)
- Orden ESS/484/2013, Sistema RED (BOE)
Esta guía es información general, no asesoramiento legal ni fiscal. Las normas cambian, así que consulta tu caso con un gestor, un contable o un abogado.