Apoderamiento para notificaciones: REA, AEAT y Seguridad Social

Para que otra persona reciba y gestione tus notificaciones oficiales en España, le otorgas un apoderamiento y lo inscribes en un registro electrónico de apoderamientos. El principal es el Registro Electrónico de Apoderamientos (REA) del Estado. La Agencia Tributaria y la Seguridad Social tienen además su propio registro, cada uno con sus opciones para notificaciones. Cuando el poder está inscrito y aceptado, tu representante entra con su propio certificado y ve tus notificaciones. Así nunca tienes que compartir tu acceso.

Por qué importa la representación en las notificaciones

Las notificaciones electrónicas se recogen entrando en el sistema y abriéndolas. Si estás obligado a usarlo, lo que quede sin abrir durante 10 días naturales se entiende rechazado (consulta la regla de los 10 días). Si vives en el Reino Unido, viajas a menudo o simplemente no quieres revisar varias webs de la administración cada semana, un representante inscrito cubre ese hueco.

El artículo 5 de la Ley 39/2015 permite a cualquier persona actuar por medio de representante. También dice que la representación debe acreditarse, y que un poder otorgado apud acta o inscrito en un registro electrónico de apoderamientos sirve como acreditación.

El registro del Estado: Registro Electrónico de Apoderamientos

El artículo 6 de la Ley 39/2015 obliga a la Administración General del Estado, a cada comunidad autónoma y a cada entidad local a tener un registro general de apoderamientos. En el ámbito estatal es el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado, conocido como REA. Se accede desde la sede electrónica del Punto de Acceso General (sede.administracion.gob.es) y lo regula la Orden PCM/1384/2021.

El REA inscribe tres tipos de poder (artículo 6.4 de la ley):

1. Un poder general para actuar en tu nombre en cualquier procedimiento, ante cualquier administración pública.
2. Un poder para actuar en cualquier procedimiento ante una administración u organismo concreto.
3. Un poder limitado a los trámites concretos que se indiquen en él.

El registro no es público. Solo tú y tu representante podéis ver los poderes en los que aparecéis.

Cómo otorgar un poder en el REA

Una persona física que no esté obligada a relacionarse electrónicamente con la administración puede hacerlo de dos formas:

• en línea, entrando en el REA con certificado, Cl@ve o DNIe y rellenando el formulario apud acta
• en persona, en una oficina de asistencia en materia de registros, con el modelo oficial

Las empresas y las demás personas obligadas a relacionarse electrónicamente deben hacerlo en línea. El representante también puede inscribir el poder por su cuenta, subiendo un poder notarial.

El poder solo produce efectos cuando el representante lo acepta, y tiene 20 días hábiles para hacerlo. Si el representante es una empresa, debe declarar además que sus estatutos le permiten representar a terceros.

Apoderamiento apud acta

«Apud acta» solo significa que el poder se otorga directamente ante la administración y no ante notario. El artículo 6.5 de la Ley 39/2015 dice que puede hacerse por vía electrónica en la sede correspondiente o compareciendo en persona en una oficina de registro. No cuesta nada.

Muchos organismos, entre ellos algunos ayuntamientos y gobiernos autonómicos, ofrecen su propio trámite apud acta para sus asuntos. Es útil cuando solo necesitas ayuda con un organismo.

El sistema propio de la Agencia Tributaria

La Agencia Tributaria tiene su propio registro de apoderamientos para asuntos tributarios. Puedes otorgar un poder en línea con certificado, Cl@ve o DNIe, en persona en una oficina de la Agencia, o mediante documento público o con firma legitimada ante notario.

Para las notificaciones, el poder tiene que incluir su recepción. La página de ayuda de la Agencia sobre el acceso a la DEHú mediante apoderamiento describe cómo otorgar un poder general para trámites tributarios que incluya el código GENERALNOT, que el representante confirma después desde su lado. Con eso hecho, el representante puede ver tus notificaciones tributarias en la DEHú y en la sede de la Agencia.

Salvo que fijes una fecha de fin anterior, un poder tributario dura cinco años, que es también el máximo. Puedes prorrogarlo desde dos meses antes de que caduque y revocarlo en cualquier momento en línea desde «Consulta y revocación de apoderamientos otorgados». La revocación produce efectos desde que se comunica a la Agencia.

Seguridad Social: el Sistema RED y su propio registro

La Seguridad Social tiene dos vías distintas.

• El Sistema RED autoriza a profesionales, normalmente gestorías y graduados sociales, a tramitar altas, cotizaciones y pagos de empresas y autónomos. Para quien está obligado a usar RED, las notificaciones se ponen a disposición tanto del interesado como del autorizado RED que lleva su cuenta.
• El Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social, regulado por la Orden ISM/189/2021, inscribe poderes para actuar ante la Seguridad Social en general, por materias o para trámites concretos, incluido «recibir notificaciones y comunicaciones».

Los poderes de este registro duran como máximo cinco años y pueden prorrogarse. Cuando el poder incluye recibir notificaciones, el representante debe aceptarlo expresamente para que produzca efectos. Los poderes inscritos con la normativa anterior dejaron de tener efectos el 2 de abril de 2021, así que un poder muy antiguo ante la Seguridad Social quizá tengas que otorgarlo de nuevo.

Cuánto dura un poder y cómo terminarlo

En el REA, en la Agencia Tributaria y en la Seguridad Social, cinco años es la duración máxima de un poder inscrito, con prórrogas de hasta cinco años cada vez.

Puedes revocar un poder en cualquier momento. En el REA, tanto la revocación (por tu parte) como la renuncia (por parte del representante) producen efectos desde la fecha en que se inscriben. Hazlo en el mismo sistema donde otorgaste el poder. Conviene revisar cada registro cuando cambias de gestor, vendes una propiedad en España o cierras una empresa, porque es fácil olvidarse de poderes antiguos.

Por qué no deberías compartir tu certificado ni tu Cl@ve

Es habitual darle al gestor el archivo del certificado digital y su contraseña, o los datos de Cl@ve. No es buena idea, por varias razones:

• Todo lo que se firma o se abre con tu certificado o tu Cl@ve cuenta legalmente como hecho por ti, incluido abrir notificaciones y empezar a correr plazos.
• No queda constancia de quién actuó realmente, y eso importa si algo sale mal.
• Para retirar el acceso tienes que revocar o sustituir tu certificado o tu Cl@ve, no basta con terminar la relación.
• Las condiciones de uso de los certificados y de Cl@ve hacen responsable al titular de mantenerlos bajo su control.

Un apoderamiento inscrito da a tu representante su propio acceso, limitado a lo que has autorizado y con fecha de fin.

Cómo te ayuda Hola Post

Hola Post puede quedar inscrito como tu representante en el Registro Electrónico de Apoderamientos. A partir de ahí revisamos cada día hábil si tienes nuevas notificaciones electrónicas y las añadimos a tu bandeja en línea con un resumen en inglés y el plazo, junto a tu correo escaneado. Puedes revocar el poder en cualquier momento. Consulta notificaciones españolas, nuestra página para gestorías y asesorías o empieza aquí.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el Registro Electrónico de Apoderamientos (REA)?

Es el registro en línea del Estado donde constan los poderes para actuar ante las administraciones públicas. En él dejas constancia de que una persona o empresa puede actuar en tu nombre, de forma general o para trámites concretos, y la administración consulta el registro en lugar de pedirte documentos en papel.

¿Qué es un apoderamiento apud acta?

Es un poder que se otorga directamente ante la administración, en línea en su sede electrónica o en persona en una oficina de registro, en lugar de ante notario. Es gratuito y queda inscrito en el registro correspondiente.

¿Cuánto dura un apoderamiento en el REA?

Hasta cinco años desde su inscripción. Puedes prorrogarlo antes de que caduque, y cada prórroga dura también hasta cinco años. Puedes revocarlo en cualquier momento.

¿Tiene que aceptar el apoderamiento el representante?

Sí. En el REA del Estado el poder no produce efectos hasta que se inscribe la aceptación del representante, que tiene 20 días hábiles para aceptarlo. El registro de la Seguridad Social también exige aceptación expresa cuando el poder incluye recibir notificaciones.

¿Puedo darle a mi gestor mi contraseña de Cl@ve o mi certificado digital?

No deberías. Todo lo que se hace con tu certificado o tu Cl@ve cuenta legalmente como hecho por ti, pierdes el rastro de quién actuó y normalmente incumple las condiciones de uso. Un apoderamiento inscrito da el mismo resultado práctico y deja constancia clara de cada actuación.

¿Cómo se revoca un apoderamiento?

Entra en el mismo registro donde lo otorgaste (el REA, la Agencia Tributaria o la Seguridad Social) y usa la opción de revocación, o presenta el formulario de revocación en una oficina de registro. Produce efectos desde la fecha en que se inscribe la revocación.

Fuentes

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, arts. 5 and 6 (BOE)
• Orden PCM/1384/2021, Registro Electrónico de Apoderamientos (BOE)
• Orden ISM/189/2021, Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social (BOE)
• Agencia Tributaria: acceso a la DEHú mediante apoderamiento

Esta guía es información general, no asesoramiento legal ni fiscal. Las normas cambian, así que consulta tu caso con un gestor, un contable o un abogado.