Désigner un représentant pour vos notifications en Espagne

Pour qu’une autre personne reçoive et traite vos notifications officielles espagnoles, vous lui accordez un apoderamiento (procuration) et le faites inscrire dans un registre électronique des procurations. Le principal est le Registro Electrónico de Apoderamientos (REA) de l’État. L’Agencia Tributaria (le fisc espagnol, AEAT) et la Seguridad Social (sécurité sociale) tiennent chacune aussi leur propre registre, avec leurs propres options pour les notifications. Une fois la procuration inscrite et acceptée, votre représentant se connecte avec son propre certificat et voit vos notifications : vous n’avez jamais à partager vos identifiants.

Pourquoi la représentation compte pour les notifications

Les notifications électroniques espagnoles se récupèrent en se connectant et en les ouvrant. Si vous êtes tenu d’utiliser ce système, toute notification non ouverte pendant 10 jours calendaires est réputée rejetée (voir la règle des 10 jours). Si vous vivez au Royaume-Uni, voyagez beaucoup ou ne voulez tout simplement pas consulter plusieurs sites officiels chaque semaine, un représentant inscrit comble ce manque.

L’article 5 de la Ley 39/2015 permet à chacun d’agir par l’intermédiaire d’un représentant. Il précise aussi que la représentation doit être prouvée, et qu’une procuration donnée apud acta ou inscrite dans un registre électronique des procurations vaut preuve.

Le registre de l’État : Registro Electrónico de Apoderamientos

L’article 6 de la Ley 39/2015 impose à l’État, à chaque région et à chaque collectivité locale de tenir un registre général des procurations. Au niveau national, il s’agit du Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado, généralement appelé REA. On y accède par la sede electrónica du Punto de Acceso General (sede.administracion.gob.es), et il est régi par l’Orden PCM/1384/2021.

Le REA enregistre trois types de procuration (article 6.4 de la loi) :

1. Une procuration générale pour agir en votre nom dans toute procédure, devant toute administration publique.
2. Une procuration pour agir dans toute procédure devant une administration ou un organisme précis.
3. Une procuration limitée à certaines démarches (trámites) énumérées dans l’acte.

Le registre n’est pas public. Seuls vous et votre représentant voyez les procurations qui vous concernent.

Comment accorder une procuration dans le REA

Un particulier qui n’est pas tenu de traiter avec l’administration par voie électronique peut le faire de deux façons :

• en ligne, en se connectant au REA avec un certificat, Cl@ve ou le DNIe (carte d’identité électronique espagnole) et en remplissant le formulaire apud acta
• en personne, dans une oficina de asistencia en materia de registros (bureau d’enregistrement de l’administration), avec le formulaire officiel

Les sociétés et les autres personnes tenues de traiter par voie électronique doivent le faire en ligne. Un représentant peut aussi inscrire lui-même une procuration en téléversant une procuration notariée.

La procuration ne prend effet qu’une fois acceptée par le représentant, qui doit le faire dans un délai de 20 jours ouvrables. Si le représentant est une société, elle doit aussi déclarer que ses statuts l’autorisent à représenter des tiers.

L’apoderamiento apud acta

« Apud acta » signifie simplement que la procuration est donnée directement devant l’administration plutôt que devant un notaire. L’article 6.5 de la Ley 39/2015 prévoit qu’elle peut être faite par voie électronique sur la sede concernée ou en se présentant en personne dans un bureau d’enregistrement. Elle ne coûte rien.

De nombreux organismes, dont certaines mairies et certains gouvernements régionaux, proposent leur propre procédure apud acta pour les affaires qui les concernent. C’est pratique quand vous n’avez besoin d’aide qu’avec un seul organisme.

Le système propre à l’Agencia Tributaria

L’administration fiscale tient son propre registro de apoderamientos pour les questions fiscales. Vous pouvez accorder une procuration en ligne avec votre certificat, Cl@ve ou DNIe, en personne dans un bureau des impôts, ou par acte public ou notarié.

Pour les notifications, la procuration doit couvrir leur réception. La page d’aide de l’agence sur l’accès à la DEHú par un représentant décrit l’octroi d’une procuration générale pour les procédures fiscales incluant le code GENERALNOT, que le représentant confirme ensuite de son côté. Une fois cela en place, le représentant voit vos notifications fiscales dans la DEHú et sur la sede de l’agence.

Sauf si vous fixez une date de fin plus proche, une procuration fiscale dure cinq ans, ce qui est aussi le maximum. Vous pouvez la prolonger à partir de deux mois avant son expiration, et la révoquer à tout moment en ligne via « Consulta y revocación de apoderamientos otorgados ». La révocation prend effet dès qu’elle est communiquée à l’agence.

Seguridad Social : RED et son propre registre

La Seguridad Social offre deux voies distinctes.

• Le Sistema RED habilite des professionnels, en général des gestorías (cabinets de gestion administrative) et des graduados sociales (conseillers en droit social), à gérer les affiliations, cotisations et paiements des employeurs et des autónomos (travailleurs indépendants). Pour toute personne tenue d’utiliser RED, les notifications sont mises à disposition à la fois d’elle-même et de la personne habilitée RED qui gère son dossier.
• Le Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social, régi par l’Orden ISM/189/2021, enregistre les procurations pour agir devant la Seguridad Social de façon générale, par matière ou pour des procédures précises, dont « recibir notificaciones y comunicaciones » (recevoir les notifications et communications).

Les procurations de ce registre durent cinq ans au maximum et peuvent être prolongées. Lorsque la procuration inclut la réception des notifications, le représentant doit l’accepter expressément avant qu’elle ne prenne effet. Les procurations inscrites selon les anciennes règles ont cessé de produire effet le 2 avril 2021 : une procuration Seguridad Social très ancienne peut donc devoir être accordée de nouveau.

Durée d’une procuration et comment y mettre fin

Que ce soit au REA, auprès de l’administration fiscale ou de la Seguridad Social, la durée maximale d’une procuration inscrite est de cinq ans, avec des prolongations de cinq ans au plus à chaque fois.

Vous pouvez révoquer une procuration à tout moment. Dans le REA, la revocación (par vous) et la renuncia (renonciation, par le représentant) prennent effet à la date de leur inscription. Faites-le dans le système où la procuration a été accordée. Il vaut la peine de vérifier chaque registre quand vous changez de gestor, vendez un bien en Espagne ou fermez une société : les anciennes procurations s’oublient facilement.

Pourquoi ne pas partager votre certificat ou votre Cl@ve

Il est courant de remettre à un gestor le fichier de son certificat numérique et son mot de passe, ou ses identifiants Cl@ve. C’est une mauvaise idée, pour plusieurs raisons :

• Tout ce qui est signé ou ouvert avec votre certificat ou votre Cl@ve est juridiquement considéré comme fait par vous, y compris l’ouverture de notifications et le déclenchement des délais.
• Il n’existe aucune trace de qui a réellement agi, ce qui compte en cas de problème.
• Retirer l’accès suppose de révoquer ou remplacer votre certificat ou votre Cl@ve, et pas seulement de mettre fin à une relation.
• Les conditions d’utilisation des certificats et de Cl@ve rendent le titulaire responsable de les garder sous son propre contrôle.

Une procuration inscrite donne à votre représentant son propre accès, limité à ce que vous avez autorisé et assorti d’une date de fin.

Comment Hola Post vous aide

Hola Post peut être inscrit comme votre représentant au Registro Electrónico de Apoderamientos. Nous vérifions alors chaque jour ouvrable l’arrivée de nouvelles notifications électroniques espagnoles et les ajoutons à votre boîte en ligne avec un résumé en anglais et le délai à respecter, à côté de votre courrier numérisé. Vous pouvez révoquer la procuration à tout moment. Voir Notifications espagnoles, notre page pour les gestorías et comptables, ou commencer ici.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que le Registro Electrónico de Apoderamientos (REA) ?

C’est le registre en ligne de l’État espagnol où sont inscrites les procurations pour les démarches auprès des administrations publiques. Vous y indiquez qu’une personne ou une société désignée peut agir pour vous, de façon générale ou pour des procédures précises, et l’administration consulte le registre au lieu de demander des documents papier.

Qu’est-ce qu’un apoderamiento apud acta ?

C’est une procuration donnée directement devant l’administration, en ligne sur sa sede electrónica (site officiel sécurisé) ou en personne dans un bureau d’enregistrement, et non devant un notaire. Elle est gratuite et inscrite dans le registre concerné.

Combien de temps dure une procuration inscrite au REA ?

Jusqu’à cinq ans à compter de son inscription. Vous pouvez la prolonger avant son expiration, chaque prolongation durant elle aussi jusqu’à cinq ans, et la révoquer à tout moment.

Le représentant doit-il accepter la procuration ?

Oui. Dans le REA de l’État, la procuration n’a aucun effet tant que l’acceptation du représentant n’est pas enregistrée, et il dispose de 20 jours ouvrables pour accepter. Le registre de la Seguridad Social exige aussi une acceptation expresse lorsque la procuration inclut la réception des notifications.

Puis-je simplement donner à mon gestor mon mot de passe Cl@ve ou mon certificat numérique ?

Mieux vaut éviter. Tout ce qui est fait avec votre certificat ou votre Cl@ve est juridiquement considéré comme fait par vous, vous perdez toute trace de qui a agi, et cela enfreint en général les conditions d’utilisation. Une procuration inscrite donne le même résultat pratique, avec un historique clair.

Comment révoquer une procuration en Espagne ?

Connectez-vous au registre où elle a été accordée (le REA, l’Agencia Tributaria ou la Seguridad Social) et utilisez l’option de révocation, ou déposez le formulaire de révocation dans un bureau d’enregistrement. Elle prend effet à la date d’inscription de la révocation.

Sources

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, arts. 5 and 6 (BOE)
• Orden PCM/1384/2021, Registro Electrónico de Apoderamientos (BOE)
• Orden ISM/189/2021, Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social (BOE)
• Agencia Tributaria: acceso a la DEHú mediante apoderamiento

Ce guide est une information générale, pas un conseil juridique ou fiscal. Les règles changent : vérifiez votre situation avec un gestor, un comptable ou un avocat.