Qui doit recevoir les notifications électroniques en Espagne ?

En Espagne, toutes les sociétés et autres personnes morales doivent recevoir les notifications officielles par voie électronique, de même que les entités sans personnalité juridique, les membres des professions réglementées agissant à ce titre, les personnes qui représentent l’un de ces cas, et les agents publics pour leurs démarches professionnelles. Les particuliers peuvent en général choisir entre papier et électronique, avec toutefois des exceptions importantes : l’Agencia Tributaria (le fisc espagnol) gère son propre dispositif obligatoire, qui peut inclure certains particuliers, et les travailleurs indépendants (autónomos) doivent recevoir les notifications de la Seguridad Social par voie électronique. Toute personne de ces groupes qui ne consulte pas sa boîte électronique s’expose à la règle des 10 jours.

La règle générale : l’article 14 de la Ley 39/2015

La Ley 39/2015 fixe les règles par défaut des relations avec les administrations publiques espagnoles. L’article 14.1 prévoit que les personas físicas (personnes physiques) peuvent choisir à tout moment de traiter ou non avec l’administration par voie électronique, et changer d’avis ensuite.

L’article 14.2 énumère ensuite les personnes tenues de traiter avec l’administration par voie électronique « pour toute démarche d’une procédure administrative ». Au minimum :

1. Les personas jurídicas (personnes morales), comme une sociedad limitada (SL), une sociedad anónima (SA), les associations et les fondations.
2. Les entidades sin personalidad jurídica (entités sans personnalité juridique), comme une comunidad de bienes (indivision).
3. Les personnes exerçant une activité professionnelle qui exige une colegiación obligatoria (inscription obligatoire à un ordre professionnel), pour les procédures liées à cette activité. La loi cite les notaires et les conservateurs des registres foncier et du commerce, mais cela concerne aussi, par exemple, les avocats et les architectes.
4. Toute personne qui représente quelqu’un relevant des groupes ci-dessus. Un gestor qui fait une démarche pour une SL doit la faire par voie électronique.
5. Les agents publics, pour les démarches liées à leur emploi.

L’article 41.1 applique la même logique aux notifications. Si vous êtes tenu de traiter par voie électronique, vos notifications seront électroniques. Sinon, vous pouvez choisir d’y adhérer ou d’en sortir au moyen des formulaires de l’organisme.

L’article 14.3 permet aussi à chaque administration d’étendre l’obligation, par voie réglementaire, à des groupes précis de particuliers dont on peut établir qu’ils ont accès à la technologie, par exemple en raison de leur profession. C’est pourquoi certaines procédures, comme certaines demandes de subventions ou les candidatures à des emplois publics, sont uniquement électroniques.

Ce que « tenu » signifie en pratique

Être tenu signifie que vous ne pouvez pas exiger le papier. L’organisme dépose les notifications sur sa sede electrónica, dans la DEHú, ou aux deux endroits (voir notre guide de la DEHú), et vous avez 10 jours calendaires pour ouvrir chacune avant qu’elle ne soit réputée rejetée.

Si un organisme ne dispose d’aucune coordonnée électronique pour une personne tenue, le Real Decreto 203/2021 prévoit que la première notification d’une procédure qu’il engage soit envoyée sur papier, en avertissant que les suivantes seront électroniques. Ensuite, tout passe par voie électronique.

Détenir une société espagnole depuis l’étranger n’y change rien. Une SL détenue par un non-résident, par exemple un résident britannique, reste une personne morale espagnole et est pleinement tenue. Les adresses de siège et fiscale de la société sont une question distincte, traitée dans domicilio social et domicilio fiscal.

Le dispositif propre à l’Agencia Tributaria (NEO)

L’administration fiscale disposait d’un régime de notification électronique obligatoire avant la Ley 39/2015. Il est prévu par le Real Decreto 1363/2010 et généralement appelé NEO (notificaciones electrónicas obligatorias). Il s’applique toujours en parallèle de la loi générale.

L’article 4.1 du décret inclut, selon la première lettre du numéro fiscal (NIF) :

Le NIF commence par	Type d’entité
A	Sociedad anónima
B	Sociedad limitada
N	Entités étrangères sans nationalité espagnole
W	Établissements stables et succursales d’entités non résidentes
U	Groupements temporaires d’entreprises (UTE)
V	Certains fonds et groupements d’intérêt économique

L’article 4.2 inclut ensuite toute personne, quelle que soit sa forme juridique, qui :

• figure au registre des grandes entreprises (grandes empresas)
• a opté pour le régime de groupe fiscal pour l’impôt sur les sociétés, ou pour le régime de groupe de TVA
• est inscrite au remboursement mensuel de TVA (REDEME)
• agit comme représentant en douane ou dépose des déclarations en douane par voie électronique

C’est par cette seconde liste que des particuliers, y compris des autónomos, peuvent se retrouver dans le NEO. S’inscrire au registre du remboursement mensuel de TVA, par exemple, vous fait entrer dans le dispositif même si vous exercez en nom propre.

Selon l’article 5 du décret, l’Agencia Tributaria doit informer chaque personne de son inclusion, normalement sur papier. Une fois inclus, vous y restez jusqu’à ce que la situation prenne fin et que vous demandiez à en être exclu.

Les particuliers qui ne sont pas tenus peuvent aussi y adhérer volontairement via la sede electrónica de l’administration fiscale, et résilier plus tard cette adhésion volontaire. Tant que vous êtes dans le dispositif, volontairement ou non, la règle des 10 jours s’applique.

Les autónomos et la Seguridad Social

Les travailleurs indépendants sont soumis à des règles plus strictes auprès de la Seguridad Social qu’auprès de l’administration fiscale.

Depuis le 1er octobre 2018, les autónomos affiliés au RETA (le régime spécial des travailleurs indépendants) doivent traiter avec la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) par voie électronique, soit via le Sistema RED (en général par l’intermédiaire d’une gestoría habilitée RED), soit directement sur la sede electrónica de la Seguridad Social. Cette obligation découle de l’Orden ESS/484/2013, modifiée par l’Orden ESS/214/2018.

L’Orden ESS/485/2013 oblige ensuite toute personne devant relever du Sistema RED à recevoir les notifications de la Seguridad Social par voie électronique, en se connectant à la sede. Les notifications sont mises à disposition à la fois de l’autónomo et de la personne habilitée RED qui gère son dossier, et une notification non ouverte dans les 10 jours calendaires est réputée rejetée.

Certains groupes sont exclus de l’obligation RED, par exemple les employeurs inscrits uniquement pour du personnel de maison, et certains travailleurs indépendants de la pêche.

Ainsi, un autónomo étranger vivant en Espagne, même s’il n’a jamais rien choisi auprès de Hacienda (le fisc), relève déjà d’un système électronique obligatoire pour les dettes, mises en demeure et décisions de la Seguridad Social.

D’autres organismes avec leurs propres règles

Quelques organismes ont des régimes spécifiques :

• La DGT notifie les amendes de circulation via sa Dirección Electrónica Vial (DEV). Les sociétés propriétaires ou locataires de véhicules sont censées l’utiliser. Voir amendes de la DGT.
• Les gouvernements régionaux et les mairies appliquent l’article 14, mais peuvent étendre l’obligation à certaines procédures, et certains utilisent leurs propres plateformes de notification.

Si vous ne savez pas si un organisme vous considère comme tenu, regardez comment il vous a contacté jusqu’ici. Une lettre papier qui prévient que les prochaines notifications seront électroniques est un signe clair.

Les particuliers : le choix et ses risques

Un propriétaire, un retraité ou un salarié qui ne relève d’aucun des groupes ci-dessus peut rester au papier avec la plupart des organismes. Les notifications papier sont envoyées à votre adresse espagnole enregistrée, avec jusqu’à deux tentatives de remise, et en cas d’échec elles peuvent être publiées au BOE (le journal officiel) ; elles peuvent alors produire leurs effets sans que vous les ayez jamais vues.

Choisir la notification électronique peut être plus sûr si vous vivez à l’étranger, à condition que quelqu’un la consulte tous les deux ou trois jours. La choisir puis ne pas la consulter est la pire des solutions. Dans tous les cas, l’adresse dont dispose l’administration pour vous compte.

Comment Hola Post vous aide

Hola Post vous fournit une adresse espagnole avec personnel à Almería, en Espagne, pour le courrier papier, numérisé le jour même, et peut aussi être inscrit comme votre représentant pour récupérer chaque jour ouvrable les notifications électroniques de l’AEAT, de la Seguridad Social, de la DGT, de la DEHú et des autres sedes. Chaque élément apparaît dans votre boîte avec un résumé en anglais et le délai à respecter. Voir Notifications espagnoles, services pour les entreprises, ou commencer ici.

Questions fréquentes

Une SL espagnole doit-elle recevoir ses notifications par voie électronique ?

Oui. Toute personne morale, y compris une sociedad limitada (SL), est tenue de traiter par voie électronique avec les administrations publiques espagnoles selon l’article 14.2 de la Ley 39/2015, et les SL figurent aussi expressément dans le dispositif de notification électronique obligatoire de l’Agencia Tributaria.

Un particulier en Espagne peut-il choisir les notifications papier ?

En général, oui. L’article 14.1 de la Ley 39/2015 permet aux particuliers de choisir entre l’électronique et le papier et de changer d’avis à tout moment, sauf si une règle particulière les oblige à utiliser la voie électronique pour une procédure donnée.

Les autónomos doivent-ils recevoir les notifications électroniques ?

Pour la Seguridad Social, oui. Les travailleurs indépendants inscrits au RETA doivent utiliser le Sistema RED ou la sede electrónica de la Seguridad Social et y recevoir leurs notifications. Pour l’Agencia Tributaria, un autónomo n’est pas inclus automatiquement du seul fait d’être indépendant, mais peut l’être dans certaines situations, par exemple s’il est inscrit au remboursement mensuel de TVA.

Qu’est-ce que le NEO de l’Agencia Tributaria ?

NEO signifie notificaciones electrónicas obligatorias, le dispositif de notification électronique obligatoire de l’administration fiscale prévu par le Real Decreto 1363/2010. Il concerne les sociétés et certains autres contribuables, et l’administration informe chacun de son inclusion, normalement par courrier.

Si je suis tenu de recevoir les notifications électroniques et que je ne vérifie pas, que se passe-t-il ?

Chaque notification non ouverte est réputée rejetée au bout de 10 jours calendaires, et la procédure continue. Les délais pour payer ou faire un recours courent alors sans que vous ayez rien lu.

Sources

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, arts. 14 and 41 (BOE)
• Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre (BOE)
• Orden ESS/485/2013, notificaciones electrónicas en la Seguridad Social (BOE)
• Orden ESS/484/2013, Sistema RED (BOE)

Ce guide est une information générale, pas un conseil juridique ou fiscal. Les règles changent : vérifiez votre situation avec un gestor, un comptable ou un avocat.